eaOFFICE协同办公系统介绍

一、        协同管理平台

在新经济时代，企业的商业体系越来越复杂，工作方式越来越具有流动性和移动性，客户越 来越分散，上、下游伙伴联系越来越紧密，而地理位置却分散在全球各地，并处于不同的时区。与此同时企业是否能够及时掌握外部市场环境与社会环境的各种变化，及时了解影响组织内部工作效率的各项因素，并通过快速调整组织结构、工作模式与处理流程、市场技术与产品策略、合作与联盟方式等已成为衡量一家企业的竞争力的重要指标。而企业敏捷性的提升从企业中每一个团队和每一个人都能够顺畅自如地沟通、协作，也能实时共享各种信息、关系资源开始，这样企业需要一种高效的 “沟通协作”系统，来有效地管理建立在人和团队基础上的交流与互动，全方位地整合和优化企业的所有信息资源，更灵活地调整流程，以最终达到管理并提升企业核心竞争力的目的。这就是说企业必须选择一种适合他们自己的协同软件。

  泓颖网络科技针对协同办公软件应用遇到的三大问题，采用如下设计理念设计产品，为用户提供的不仅是一个协同办公软件，更是一个易用的协同整合平台。

平台化设计

目前市场上的协同软件项目合作方式有项目化方式、产品化方式、平台化方式。项目化方式虽然能完全响应用户需求，但是开发周期太长，质量不稳定，不可平滑升级等不足。产品化方式由于产品功能模块功能固定，适应面比较窄，难以满足用户不断增加的需求，解决不了 “随需应变”问题，存在一定的局限性。市场上对于 “协同平台”定义是不尽相同的，不少开发商提出的协同平台是指可供研发人员开发协同应用的平台，这种项目风险很大、工作量很大、失败的可能性也很大；用户需要的是开发商提供一个软件平台，在开发商对应用的理解基础上使用平台快速傻瓜式构建其应用。

泓颖eaOFFICE协同管理平台的平台化设计理念，是把协同应用中共性的应用做到足够精致、足够灵活，把简单的个性的应用通过傻瓜式的自定义平台快速构建，在产品中我们部署了大量的开发与自定义工具，包括信息文档平台、工作流程平台，自定义模块平台，自定义门户平台等，最大程度的满足用户个性应用，帮助用户随需应变。

易用性设计

易用性的设计体现在产品设计的每一个细节，是一个不太容易考量的指标，需要用户对系统的体验与感悟。eaOFFICE 在易用性设计方面的指导思想是让用户少记东西、少操作、简洁、容易理解，同时遵循时间管理要求，帮助用户对事情进行分类处理等；在体系方面设立易用性测试小组等确保产品的易用性；面向前台用户，“做不需要培训的软件”是我们一贯的追求。

整合性设计

整合性体现在产品的接口、可配置等方面，eaOFFICE 在产品设计中部署有大量的接口，如自定义门户预留接口允许用户快速开发业务模块接入到系统门户中，工作流程预留接口实现与业务系统的整合，与 AD域目录用户管理整合，预留组织管理、用户管理web service 供与人事系统信息互动，产品采用插件式设计思想，可方便的更换短信接入，通过配置切换各种外部档案系统整合等等。 

 

二、        协同管理平台特色

信息传递迅速

通过在协同管理软件中发布通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，所要传达的任何信息都能迅速传达到全球各地的移动办公的人员、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。

无形资产管理

单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全球员工都可以共享，积累了最宝贵的资产。

文档资料查找方便

通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果、资料，使得部门内部、部门之间能够方便地共享信息，员工快速得到组织给予员工的帮助，得到自己需要的资料，不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等，依靠个人的协调能力获得资料。

流程规范化

使用协同办公管理软件可以梳理组织的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

流程运行速率高

使用协同办公管理软件可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。

支持流程办理效率分析

通过协同办公管理软件可以快速分析组织哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于快速把脉，出台治疗方案。

全面系统协同

通过工作流作为总线来连接企业内外各种业务相关的异构系统、应用以及数据源，从而把各个既有的孤立的应用像PC的各种零部件一样接入这个总线，从而构成一个整合的企业业务系统。

实时的管理监控

在办公系统中各种情况可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务开展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。

人性化的计划安排

领导可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。

沟通方式丰富高效

通过协同办公系统可以打破组织边界与地理位置边界，员工可以通过邮件、即时通讯、论坛、短信多种方式进行沟通，并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户，沟通形式更加丰富，效率更高。

全面的数据整合

在一个统一的界面上展现来自各个系统各种数据库的数据，可以看到客户关系管理系统的最新签约客户，最新订单，可以看到生产系统的生产计划及生产情况，也可以看到来自销售一线的最新销量统计，无需要记住各种账号与地址，进入各种系统，打开协同办公管理软件所有内容统一展现在用户面前，同时还可以把互联网信息抓取到用户的面前。

全面的 IT 管理

管客户有 CRM 软件，管财务有财务软件，管生产、物流、供应有ERP，管人力资源有人力资源软件，市场上有很多专业的管理软件管理专业的领域，可是有时候用户并不需要专业的管理，基础的管理就够了，使用泓颖eaOFFICE协同办公管理软件可以随心所欲建立多个基础的管理系统，可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。

实现企业文化的建设

“物质决定精神，内容需要形式”，文化的建设需要将理念层次上的内容用形式表现出来，传统方式在楼内张贴宣传栏、宣传画、简报，在办公室内悬挂企业文化价值观等等这种方式无法达到无处不在，无时不在的文化建设氛围，而协同办公系统是新形势下企业文化建设的最好工具，因为协同办公系统是面向企业内部员工的常用的办公工具，我们在eaOFFICE 中设立专门的栏目发布企业的文化理念体系、或经常性的在论坛中探讨企业文化，或将企业的简报通过 eaOFFICE发布等等……这一切都形成一种无处不在、无时不在的文化氛围。

实现无纸化办公

利润是每个企业追求的最终目标,在产出相对固定的情况下如何减少成本也是利润最大化的重要方法，在日常的办公中发个通知需要发大量的文件到企业各部门，做个会议纪要需要发文件到很多相关人员，纸张无所不在，铺天盖地，您一定为每年高昂的办公成本发愁，另外纸张没有记忆也不能联网，电子化有些优势是纸张无法比拟的，拿起手中eaOFFICE 办公利器，让通知，会议纪要通过系统自动下发，让生产订单通过系统自动流转，让工作汇报通过系统自动找您，让您的办公室不再堆满各种文件，大大节约您单位的纸张成本。

三、        协同管理平台架构

泓颖eaOFFICE协同管理平台系列产品相结合，并集成第三方产品与第三方解决方案向组织提供不同访问群体的门户，整合组织上下游生态链与上下级单位，实现全面协同，提升协作效率与竞争力。其整体解决方案中包括以下组成部分：

协同管理平台功能架构

协同管理平台功能模块

 

 

四、        协同管理平台应用

泓颖eaOFFICE不仅适用于多组织、多部门、多用户的企业，还广泛应用于政府机构、医药教育行业。

一、企业办公

二、政府部门

三、教育行业