珠海市横琴新区政府大厅:协同管理，树服务型政府新形象

时间：2012-12-20  信息来源：本站原创

客户介绍 
        贯彻执行建设、环保、市政园林、农林、海洋、交通、公路、人防和环境卫生等方面的法律、法规和规章；

负责横琴新区市政园林公共设施、基础设施、人防工程和跨界交通基础设施等建设、管理；

负责环境治理和山林、海洋、湿地保护、修复近岸海域生态系统，建设多功能、复合型的自然生态系统；

负责港口、交通运输工作；

负责工程质量监督检测、安全监督、环境监测等工作。

负责区“三防”办公室、区工程招标投标工作小组办公室等工作；

局工作对口的珠海市职能部门及单位有：珠海市住房和城乡规划建设局、珠海市环境保护局、珠海市市政园林和林业局、珠海市海洋农渔和水务局、珠海市交通局、珠海市公路局、珠海市人民防空办公室；

完成上级单位和领导交办的其他工作。
项目背景
        在发展与变革的今天，政府机关首脑需要面对各类新闻、报表、文件、内参等进行有效管理和充分共享；对各种突发事件进行快速响应；提高会议、公文等日常事务的办事效率；加强内部协作与沟通交流；并为领导决策提供辅助支持。而原有的办公平台已经无法为安徽横琴政府办公室提供有力的信息化保障，着手打造第三代综合办公业务系统势在必行。
系统选型
        在众多实力强大的竞争对手中，横琴政府办公室的评审小组认为eaOFFICE协同管理平台具有先进的J2EE技术架构、完善的知识管理体系、灵活的自定义功能、畅通无阻的沟通交流平台。而且泓颖网络具有多年来在电子政务领域的深厚经验，因此选择了eaOFFICE协同管理平台这一泓颖网络多年来精心研发的新一代协同办公平台，来打造安徽省政府第三代综合办公业务系统。

解决方案
一、规范系统管理
        通过对横琴政府办公室的组织架构、人员结构的调研分析，按职责、权限、部门的不同设置了符合企业实际状况的组织及人员结构及系统权限，使得系统的应用规范化，更对企业的内部管理架构进行了优化，同时保障了信息的安全。
二、设置个性化的便捷工作窗口
        用户登录进入办公系统后可以，对自己所需要查阅的信息，需要即时处理的工作都一目了然的出现在办公桌面上。
三、知识管理平台——对分散的公共信息以及各处室资料进行统一管理
        增强内部信息平台及处室平台。实现政府办公室内部各种各样的文件交流与共享，尤其是秘书一、二、三室收到的文件非常多、编写的文件也非常多，通过办公系统对原先分散在个人机器的各类文档资料进行统一管理，实现共享及查找方便。同时提供了完善的信息权限管理，可对每个信息栏目设置查看权限及发布权限，有发布权限的用户可在此栏目下更改文件。

四、完善公文流转管理
        根据政府机关的实际需求设置了收文管理，发文管理，公文归档，文件送审签，请示工作签、公文办理查询系统，让相关人员可以查询公文的流转情况。使文电处的工作人员再也无需手工统计文件办理结果，通过公文管理系统实时生成统计报表，发送催办通知。

五、设置值班联络管理，会务管理
        建立值班联络系统。实现值班记录的统一管理、领导活动安排的网上报送及生成领导周活动安排记录。实现值班联络处的信息统一管理。
        建立会务管理系统。实现议题网上报送、会议通知的网上报送及回复、会议资料的统一管理、外会的会会议指南的席卡自动打印、会议座位的自动排位。
六、设置邮件、论坛、RTX即时沟通平台
        系统通过RTX、论坛、邮件等多种工具为办公室搭建了一个沟通交流的平台。用户在工作过程中可根据需要选择文字、手机短消息、语音、邮件、即时通信等多种方式进行交流，大大提高了沟通成本和沟通效率。 集成其他业务系统，如视频点播系统，全文检索系统，科怡档案系统。
七、全省一体化的信息报送平台
        该系统与协同办公系统实现无缝整合，为各省直单位用户提供了多种报送信息的方式和驻外办的互联网信息摆渡。设计了web页面和网格形式的两套查看采编方式，分权限控制用户采编，生成word刊物，并最终实现积分和信息统计。

应用效果
1、该系统的成功实施，实现了横琴政府办公室办公业务的电子化、自动化和网络化，大大提高了工作质量和效率，同时也节省了大笔的办公费用。办公室在系统运行半年以来，光是纸张和电话通讯费用就节省了30%，原来忙得经常加班的各处室工作人员也比原来轻松多了。
2、办公室一项重要的工作就是大小会议的组织协调，传统的办公方式光是确认一个会议议题就要打印少则十几份文档，发送几十份传真，还要不断的打电话确认传真是否收到。办公系统的会务管理模块上线运行后，所有内会和外会的计划安排、议题审定、会议通知、会议纪要等所有相关操作都通过系统进行统一管理，包括所有的汇报、审批、通知、资料归档等所有操作均通过网上办理。通过与系统即时通信模块的集合，系统会通过手机短信等各种方式提醒用户及时查看和审批信息，从而大大加快流程的处理速度，缩短办事周期。

3、系统上线后还大大提高了办公室各部门之间、各地市与办公室之间信息传递的质量和速度，保证决策支持信息的完整、及时、专用、科学性，提高紧急、重要事件的快速反应和处理能力。

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